home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ CD ROM Paradise Collection 4 / CD ROM Paradise Collection 4 1995 Nov.iso / hobby / gim_308.zip / GIM09.DOC < prev    next >
Text File  |  1994-12-25  |  12KB  |  257 lines
  1.           CHAPTER 9      EDITING NOTES
  2.  
  3.  
  4. INTRODUCTION...
  5.  
  6.           We believe that the best way to organize your genealogical
  7.           source and research notes is for us to provide you with the
  8.           ability to annotate every event.
  9.  
  10.           As a result, every GIM event -- every birth, every christening
  11.           and so on -- has a source and a research note associated with
  12.           it.  In addition, every person and family has room for notes
  13.           that don't belong to these events, such as occupation and
  14.           religious information.
  15.  
  16.           This chapter discusses GIM's Notes Area.  In particular, it
  17.           discusses:
  18.  
  19.           - viewing and editing source and research notes
  20.                - arrow keys and other basic text editing
  21.                - switching between windows
  22.                - zooming a window
  23.  
  24.           - the difference between source and research notes
  25.  
  26.           - copying or moving text from one window to another
  27.  
  28.           - the clipboard
  29.  
  30. VIEWING AND EDITING NOTES...
  31.  
  32.           Every event has a note.  From the Person Area or the Family
  33.           Area, look at any event, such as a birth event from the Person
  34.           Area.  To the left of the screen, on the same line as the
  35.           birth date and birth place, is a pair of parentheses.  These
  36.           parentheses will either be empty -- "()" -- indicating that
  37.           there are no notes for this event, or they will contain the
  38.           word notes -- "(notes)" -- otherwise.  In either case, move
  39.           the cursor to those parentheses and press <enter>.  This
  40.           brings you to the Notes Area for that event.
  41.  
  42.           There are also a notes area for each person and a notes area
  43.           for each family -- each called "Misc. Source Notes" and "Misc.
  44.           Research Notes" in their respective Areas.  Also see the
  45.           Folder Notes by pressing Control-F5 from the Multi Area.
  46.  
  47.           The Notes Area is divided into three windows.  The first is
  48.           for source notes, the second is for research notes, and the
  49.           final one is the clipboard.  The differences between each of
  50.           these windows will be discussed in a moment.
  51.  
  52. ARROWS...
  53.  
  54.           Within any given window, to add text to the notes, simply
  55.           start typing.  As you approach the end of the line, the Notes
  56.           Area will automatically wrap around to the start of the next
  57.           line.  Up, down, left and right arrows do what you think they
  58.           should.  Control-left and control-right arrows move to the
  59.           start of the last or next word.  The home key moves to the
  60.           start of a line, and the end key moves to the end of a line.
  61.  
  62.           To insert a new, blank line, hit return. Alternatively,
  63.           shift-F1 will insert a blank line before the current line, and
  64.           shift-F2 will insert one after the current line.  To delete
  65.           the entire current line, press control-F1.  To get it back,
  66.           press control-F2.  Finally, shift-F3 will join the current and
  67.           the next line, if there is room enough for both on one line.
  68.  
  69.           It should be apparent from this description that GIM's Notes
  70.           Area is not meant to even come close to serving as a full-
  71.           featured word processor.  It only means to provide the minimal
  72.           functions necessary to allow text to be edited and changed.
  73.           If you find you need some basic text editing functions that
  74.           aren't provided here, please let us know.
  75.  
  76. SWITCHING...
  77.  
  78.           As we said, we'll discuss the difference between the different
  79.           windows in a moment.  For now, it's important to know how to
  80.           switch from one to the next.  The F1 key moves to the source
  81.           notes window, the F2 key moves to the research notes window,
  82.           and the F3 key moves to the clipboard.  In addition, F8 moves
  83.           from source to research, or from research to the clipboard, or
  84.           from the clipboard to source.
  85.  
  86.           Cursor position is retained from one window to the next as you
  87.           switch between them.
  88.  
  89. ZOOMING...
  90.  
  91.           Having all three windows on the screen at once has its
  92.           advantages, but there are also times when it's nice to have
  93.           one entire window fill the screen.  This is especially true if
  94.           you're working in 25-line mode, since there are only seven
  95.           lines visible in the source and research windows at a time.
  96.  
  97.           To fill the screen with the text of the current window, press
  98.           F4.  This is called "zooming".  To change it back -- to
  99.           "unzoom" -- press F4 again.
  100.  
  101. THE DIFFERENCE BETWEEN SOURCE AND RESEARCH NOTES...
  102.  
  103.           As we mentioned, each note is divided into three sections --
  104.           one for Source Notes, one for Research Notes, and one for the
  105.           Clipboard.  Any changes you make to the source notes or the
  106.           research notes for any given event remain with that event.
  107.           The clipboard is a little different, but we'll get to that in
  108.           a moment.
  109.  
  110.           It's useful for you to make -- and adhere to -- some
  111.           distinction between source and research notes, because some
  112.           areas of GIM, such as the Family Group Record (see chapter 10)
  113.           and GIM LISTS (see chapter 11), exploit that distinction by
  114.           allowing you to treat them separately.
  115.  
  116.           It's up to you to decide how to you want to make that distinc-
  117.           tion, that is, how you want to divide your comments between
  118.           the source and the research notes, but we recommend the
  119.           following guidelines:
  120.  
  121. SOURCE NOTES...
  122.  
  123.           Source Notes are designed for careful documentation of sources
  124.           of information.
  125.  
  126.           The Source Notes section aids in finding important sources for
  127.           the information that you've located.  It makes it easy for you
  128.           to retrace your steps, to relocate important documents, to
  129.           tell others how to find the documents that you have found, and
  130.           to identify exactly what concrete source information you have
  131.           and have not found.  We recommend that all information of this
  132.           type should go into the source notes section of the various
  133.           notes areas.
  134.  
  135. RESEARCH NOTES...
  136.  
  137.           Research Notes are for most other purposes besides source
  138.           documentation.
  139.  
  140.           The Research Notes section gives you a place to put questions
  141.           that need answering.  It also gives you a place to put stories
  142.           and biographical information.  In addition, it gives you a
  143.           place to put hints, ideas, flashes of inspiration, notes to
  144.           yourself, and questions that don't yet have answers.  We
  145.           recommend that all such notes go in the research notes section
  146.           of the various notes areas.
  147.  
  148. COPYING OR MOVING TEXT BETWEEN NOTES...
  149.  
  150.           In order to move text from one window to another, it is
  151.           necessary to identify the text to be moved.  This process is
  152.           called "blocking".
  153.  
  154.           To do this, go to the start of the text you want to move and
  155.           press F5.  This starts the blocking process.  Then move to the
  156.           end of the text you want to move and press either F6 (to copy
  157.           the text to another location) or shift-F6 (to move the text to
  158.           another location).
  159.  
  160.           Next, move to the location where you want the copied or cut
  161.           text to go, and press F7 to paste the blocked text into its
  162.           new location.
  163.  
  164.           WARNING:  There is a limit of 25 lines that can be moved or
  165.           copied at a time.  Do not try to block more than 25 lines at a
  166.           time.
  167.  
  168. CLIPBOARD...
  169.  
  170.           Whatever you put into the clipboard stays in the clipboard
  171.           until you take it back out.  The clipboard travels with you
  172.           from note to note to note, allowing you to copy or move notes
  173.           from one place to another.
  174.  
  175.           For example, to move the text of a birth source note to a
  176.           christening research note, first move that birth source note
  177.           into the clipboard.  Then, enter the christening notes area,
  178.           and move that note back out of the clipboard.  Similarly, to
  179.           copy the text of a marriage source note to another person's
  180.           burial research note, go to the first person's marriage source
  181.           notes area.  Then, copy the text of that note into the clip-
  182.           board.  Then, move to the second person's burial research
  183.           notes area.  Finally, move the text of the clipboard to the
  184.           research notes.
  185.  
  186.           Okay, we know this sounds confusing.  But try it, and you'll
  187.           see what we mean.
  188.  
  189. READING NOTES TEXT IN FROM A FILE...
  190. WRITING NOTES TEXT OUT TO A FILE...
  191.  
  192.           It is possible to read text files into GIM's notes, and it is
  193.           also possible to write notes out to text files.  We'll talk
  194.           about reading text first, and then we'll discuss writing text
  195.           after that.
  196.  
  197. READING...
  198.  
  199.           If you read a file into GIM's notes, it must be a straight
  200.           ASCII text file -- which simply means that it can't be a word
  201.           processing document (such as those produced by Microsoft Word
  202.           or Wordperfect) which may contain boldface or italics or other
  203.           special fonts or formatting.  Let us not be misunderstood:
  204.           both Microsoft Word and WordPerfect documents can be converted
  205.           into straight ASCII text (consult your manual for details),
  206.           but unless they have been converted, GIM will not behave the
  207.           way you expect it to when you import these documents.  A
  208.           simple way to avoid the whole word processing problem is to
  209.           use a text editor (such as DOS's EDIT command) to create your
  210.           text file.
  211.  
  212.           Anyway, having said that, you can read a text file into any
  213.           GIM note by opening that note in the usual way, position the
  214.           cursor to the point where you want the imported note to be,
  215.           and then pressing the Shift-F4 key.
  216.  
  217.           At that point, you will see the same drive, directory and file
  218.           selection box that you've seen elsewhere (such as when GIM
  219.           first starts up, or when you do a GEDCOM transfer).  Use it to
  220.           select the file you want to import.
  221.  
  222.           If the text file is long, you may have to be patient, but when
  223.           the import process is all done, the text file will be included
  224.           as part of the note that you selected.
  225.  
  226.           If any of the lines in your original text file are longer than
  227.           78 characters (columns) long, you may find that those lines
  228.           have been split to fit in GIM's notes window.  If so, you may
  229.           want to reformat them to your liking.  Otherwise, the notes
  230.           should appear just as they did in your original text file.
  231.  
  232. WRITING...
  233.  
  234.           The file writing feature is just the file reading feature in
  235.           reverse.
  236.  
  237.           To activate it, open a note in the usual way, and press the F5
  238.           key to block the beginning of the text you want to write.
  239.           However, instead of pressing F6 or Shift-F6 (as described
  240.           above), press the Shift-F4 key to write the blocked text to a
  241.           file.
  242.  
  243.           At that point, you will see the same drive, directory and file
  244.           selection box that you've seen elsewhere (such as when GIM
  245.           first starts up, or when you do a GEDCOM transfer).  Use it to
  246.           select the directory of the file you want to export.  When you
  247.           select a directory, GIM will ask you for a file name, and will
  248.           write the blocked notes text to that file.
  249.  
  250. MORE TO COME...
  251.  
  252.           In a near-future release, the Notes Area will include mouse
  253.           support, including the ability to position the cursor with a
  254.           mouse.  Currently, there is no mouse support in this Area,
  255.           except for the usual ability to select menu options.
  256.  
  257.